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访谈信息

访谈时间:2016年10月20日(周四) 下午14:00-16:00

访谈嘉宾:徐逸

嘉宾简介:徐逸 上海市财政局会计处

 

 

访谈内容

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  • AngeL1405
  • 公司注销关闭之后,会计凭证是否还需要保管30年?国外公司在中国设立的公司已关闭,可否将会计凭证返还给国外的总公司? 2016-10-13 11:35:14
  • 徐逸
  • 公司终止后,会计档案仍需按《办法》的保管期限继续保管。外资企业终止后档案处置,按照《外商投资企业档案管理暂行规定》(国发字〔1994〕第23号)有关规定,或交由原中方合资、合作者妥为保存,或向当地国家档案馆移交。会计档案是否可由国外的投资方保管,涉及单位的会计档案及其复制件出境问题,应按照《会计档案办法》第二十五条规定经审查批准后出境。  2016-10-20 13:59:14
  • angel1405
  • 公司注销关闭后,会计档案是否需要保管?保管期限是多久?会计档案是否可由国外的投资方保管? 2016-10-13 15:00:31
  • 徐逸
  • 公司终止后,会计档案仍需按《办法》的保管期限继续保管。外资企业终止后档案处置,按照《外商投资企业档案管理暂行规定》(国发字〔1994〕第23号)有关规定,或交由原中方合资、合作者妥为保存,或向当地国家档案馆移交。会计档案是否可由国外的投资方保管,涉及单位的会计档案及其复制件出境问题,应按照《会计档案办法》第二十五条规定经审查批准后出境。  2016-10-20 14:00:07
  • 严女士
  • 按规定,采用会计电算化的企业,可以不打印纸质账簿,请问徐老师,每年的账簿印花税还要缴吗?如果要缴的话,缴多少? 2016-10-19 15:32:49
  • 徐逸
  • 企业会计信息化无纸化应当按照《企业会计信息化工作化规范》规定执行,如果符合相关要求可以不打印纸质账簿。电子化会计资料是否可以无纸化归档应遵循《会计档案管理办法》第八、第九条相关规定。有关账簿印花税缴纳税请咨询主管税务部门。 2016-10-20 14:03:50
  • 网友7959
  • 会计资料没有归档到档案部门,就不属于会计档案,不需要按《办法》规定进行管理。这种说法正确吗? 2016-10-20 14:09:14
  • 徐逸
  • 会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料。因此,只要满足以上条件,即使这些会计资料没有归档移交给档案部门,也属于会计档案的范畴,也需要按照《会计档案管理办法》的要求进行管理。 2016-10-20 14:12:51
  • 陆小波
  • 你好,我想问下我们公司历年税务清查的增值税发票如何处理? 2016-10-20 14:08:02
  • 徐逸
  • 增值税发票是原始凭证,是应当归档的会计资料。根据《会计档案管理办法》中会计档案保管期限规定,发票应当最低保管30年。根据《关于新旧<会计档案管理办法>有关衔接规定的通知》(财会【2016】3号)规定,如果在2015年12月31日以前已到原办法规定的保管期限的,并已鉴定可以销毁的但尚未销毁的会计档案,按照新的管理办法规定组织销毁;鉴定为继续保管的会计档案,按新的管理办法规定确定继续保管期限。如果在2015年12月31日以前已到原办法规定的保管期限的,未进行鉴定的会计档案,应按照新的管理办法进行鉴定,确认销毁或继续保管。如果在2015年12月31日以前未到原办法规定的保管期限的会计档案,按照新的管理办法重新划定保管期限。 2016-10-20 14:26:30
  • 网友8856
  • 什么叫会计资料归档?是否将从内外部取得的会计资料直接交档案部门就是归档? 2016-10-20 14:27:32
  • 徐逸
  • 我国《档案法》规定的归档是将具有保存价值且办理完毕的会计资料,经过收集、鉴定、整理后形成档案交档案部门保存并提供利用的过程。所以,会计资料归档是办理完毕的、具有保存价值的、按一定逻辑规律整理的会计资料,形成档案交档案部门保存并提供利用。如果仅仅移交档案部门保存却不能提供利用,就失去了档案的保存价值。 2016-10-20 14:28:23
  • 上海立远
  • 我公司每月要开一千份的发票,已造成严重存放问题,想问一下,我可自行销毁吗,现在发票需备查几年的? 2016-10-20 14:07:08
  • 徐逸
  • 发票是原始凭证,是应当归档的会计资料。根据《会计档案管理办法》中会计档案保管期限规定,发票应当最低保管30年。 2016-10-20 14:16:12
  • 会计档案到期销毁应当按照新《会计档案管理办法》第16、第17、第18、第19条规定处理。如果符合新《会计档案管理办法》第8、第9条规定,可以仅以电子形式保存,形成电子会计档案。电子会计档案的保管按照新《会计档案管理办法》有关规定进行。 2016-10-20 14:33:39
  • 网友4695
  • 新办法中为什么新增了纳税申报表、会计档案鉴定意见书? 2016-10-20 14:17:11
  • 徐逸
  • 纳税申报表,是纳税人依照税务部门指定的格式填写,用以按照税法规定的期限和内容完成纳税申报程序的相关表格,是单位进行税款申报缴纳和会计核算的重要原始凭据,属于具有保存价值的会计资料。新办法明确将纳税申报表列入会计档案范围。会计档案鉴定意见书,是单位开展会计档案鉴定过程中应当形成,且具有永久保存价值的重要资料,也应纳入归档范围。 2016-10-20 14:37:14
  • 网友1344
  • 会计档案鉴定意见书有统一格式吗? 2016-10-20 14:37:41
  • 徐逸
  • 会计档案鉴定意见书无固定格式,但至少应包含以下内容:(1)被鉴定会计档案所属年度及保管期限、列入销毁档案的数据和主要内容、鉴定的概况;(2)销毁或延长保管期限的主要理由:(3)需要销毁档案的清册。 2016-10-20 14:46:33
  • 网友669
  • 《办法》第六条规定的应当归档的其他具有保存价值的会计资料有哪些? 2016-10-20 14:47:19
  • 徐逸
  • 《会计档案管理办法》第六条规定的应当归档的其他具有保存价值的会计资料是指除上述列举的会计资料以外,其他符合《会计档案管理办法》第三条关于会计档案定义的会计资料,如现金盘点表、支票盘点表、固定资产盘点表、财务印章保管登记表等等。 2016-10-20 14:55:52
  • 网友5709
  • 单位内部形成的电子会计资料如何无纸化档案? 2016-10-20 14:56:37
  • 徐逸
  • 《会计档案管理办法》第八条对单位内部形成的电子会计资料实行无纸化归档进行了明确规范。在实务应用中,各单位应首先全面梳理和细化本单位属于归档范围的会计资料,再依照《会计档案管理办法》第八条标准进行衡量。对于同时满足《会计档案管理办法》第八条六项规定的电子会计资料,可仅以电子形式归档保存,无需转换成纸面形式保存。 2016-10-20 15:04:01
  • 网友908
  • 如何理解《办法》第八条第(一)项条件? 2016-10-20 15:04:29
  • 徐逸
  • 《会计档案管理办法》第八条第(一)项条件是对电子会计资料产生与传递过程的要求,其重点强调了两方面内容:一是电子会计资料的来源要真实有效,二是电子会计资料产生与传递的全过程不能脱离计算机等电子设备,不能有人为干预从而导致会计信息不可靠的中间环节。需要特别注意的是:第一,将纸质会计资料扫描为电子影像件或其他电子文件类型的,不能仅以电子文件归档,仍需保留纸质会计资料,电子文件仅可作为数字副本归档保存。第二,如电子会计资料的生成方、发送方来源不可靠或不具有权威性,不得仅以电子文件归档。如在使用电子发票报销入账时,应采用税务部门认可的传输方式获取电子发票,否则不能视为电子发票的来源具有权威性。 2016-10-20 15:10:40
  • 网友9278
  • 纸质原始凭证的电子扫描件和企业合同管理系统获得的合同电子文档,可以仅以电子形式保存吗? 2016-10-20 15:11:13
  • 徐逸
  • 为提高工作效率,单位通过在内部制定相应的内控流程,并在确保扫描件和电子文档真实、可靠、不被篡改的前提下,可以利用原始凭证的扫描件和合同的电子文档作为依据进行会计核算。但是,原始凭证的扫描件和合同的电子文档不符合《会计档案管理办法》中关于电子会计资料可仅以电子形式归档保存的相关规定,扫描件不能代替原始纸质凭证,作为电子会计档案。所以,不能仅以电子形式归档保存,单位仍应同时保存原始凭证和合同的纸质原件。 2016-10-20 15:13:45
  • 网友7503
  • 哪些文件材料不适用会计档案管理规定? 2016-10-20 15:16:57
  • 徐逸
  • 新办法第二十八条明确了预算、计划、制度等文件材料,不适用本办法。《企业文件材料归档范围和保管期限规定》(国家档案局令第10号)明确,属于管理类档案保管范围的财务工作文件材料包括:财务管理制度、规定、办法、总结;财务管理工作计划、报告、通知;固定资产新增、报废、调拨文件材料;生产财务和成本核算文件材料;资金管理、价格管理、会计管理文件材料;本企业税务登记、交纳、减免、返还等工作文件材料;本企业经营盈亏情况报告、报表(含重要的、一般的);本企业财务预、决算报告。属于管理类档案保管范围的审计工作文件材料包括:审计工作制度、总结;审计意见、审计报告、专项审计通知、报告、批复、结论、调查与证明等文件材料;审计工作方案、计划、报告、纪要等。《机关文件材料归档范围和文书当那保管期限规定》(国家档案局令第8号)明确,机关财务预算、年度和年度以上计划属于文书档案归档范围。 2016-10-20 15:18:29
  • 网友78
  • 无纸化归档对使用的会计核算系统有什么要求? 2016-10-20 15:14:21
  • 徐逸
  • 《会计档案管理办法》第八条第(二)项条件是对会计核算系统的要求。会计核算系统是为单位会计核算、财务管理直接采集会计信息与数据,生成会计凭证、会计账簿、财务报表等会计资料的核心会计软件,是电子会计档案归档的重要信息系统。该条件对会计核算系统接受和读取电子会计资料,以及输出会计资料的格式等提出了明确要求。其中: “读取”一是指会计资料要以会计人员可以理解的形式呈现,而不能是单纯的计算机代码和纯数据;二是呈现的方式应当符合会计领域约定俗成的内容和格式,而不能是体现特殊业务逻辑的内容格式。 “输出”是指,会计核算系统应当具有提供导出电子会计档案的接口,会计档案的存储格式要符合国家标准归档格式(DA/T47)。电子文件在形成是确实无法采用档案管理要求的格式的,应当在归档时转换成符合档案管理要求的格式进行归档。确实无法转换的,应归档可供阅读、显示相关电子文件的软件系统及其软件运行需要的专用硬件。本条中的“设定了经办、审核、审批等必要的审签程序”是对电子会计档案在形成过程中所采取的风控手段。对于自动生成的凭证,原始数据产生的过程往往就已伴随着审核和控制,只要数据传递和转换过程中没有新的风险产生,则可视同已自动审核。其他手工编制的会计凭证或会计信息传输过程中涉及人工干预的,应设定必要的审签程序。  2016-10-20 15:20:00
  • 网友9870
  • 违反《办法》规定的,有哪些处理处罚措施? 2016-10-20 15:22:33
  • 徐逸
  • 新办法在第二十七条明确了违反办法予以处理处罚的法律依据,即《会计法》和《档案法》等法律法规。主要有:《会计法》第四十二、四十四条规定;《档案法》第二十四、二十五条规定;《档案管理违法违纪行为处分规定》(国家档案局令第30号)第三条至第十七条规定;《刑法》第一百六十二条和第三百二十九条规定。所以,触犯会计档案管理的法律法规后果严重,最高可处5年以下有期徒刑或者拘役。 2016-10-20 15:22:58
  • 网友5970
  • 单位委托代理记账的,如何在委托合同中明确会计档案的管理要求及相应责任? 2016-10-20 15:24:25
  • 徐逸
  • 委托代理记账的,应当在相互协商的基础上,订立书面委托合同。委托合同除应具备法律规定的基本条款外,应当明确以下内容:(1)双方对会计资料真实性、完整性各自应承担的责任;(2)会计资料传递程序和签收手续;(3)编制和提供财务会计报告的要求;(4)会计档案的保管要求及相应责任;(5)终止委托合同应当办理的会计业务交接事宜。 2016-10-20 15:26:42
  • 网友6212
  • 电子会计档案如何办理交接? 2016-10-20 15:27:01
  • 徐逸
  • 电子会计档案的交接,应确保所交接电子会计档案的准确、完整、可用和安全。移交的基本要求是:元数据应当与电子档案一起移交,一般采用基于XML的封装方式组织档案数据;电子档案的文件格式按照国家有关规定执行;电子档案有相应纸质、缩微制品等载体的,应当在元数据中著录相关信息;采用技术手段加密的电子档案应当解密后移交,压缩的电子档案应当解压后移交;特殊格式的电子档案应当与其读取平台一起移交;档案移交单位应当将已移交的电子档案在本单位至少保存5年。 2016-10-20 15:31:30
  • 网友9431
  • 电子会计档案如何销毁? 2016-10-20 15:27:58
  • 徐逸
  • 《会计档案管理办法》第十八条规定,电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定,并有单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。电子会计档案应当按照《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894)进行销毁,销毁电子档案应在办理审批手续后实施;属于保密范围的电子会计档案,如存储在不可擦写载体上,应连同存储载体一起销毁,并在网络中彻底清除。存储可擦写载体上的电子会计档案,应采用可靠的擦除方式,以确保彻底清除。不属于保密范围的电子会计档案科进行逻辑删除。 2016-10-20 15:32:56
  • 网友963
  • 为什么新办法在会计档案销毁前增加鉴定环节? 2016-10-20 15:31:47
  • 徐逸
  • 会计档案的销毁是会计档案管理的重要环节,对到期的会计档案进行鉴定是档案销毁的前提和基础。原办法规定了会计档案销毁的具体程序,要求“单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见”,但未明确销毁前是否开展会计档案的鉴定工作及奠定的工作程序和有关职责,这在一定程度上将会计档案销毁的最主要责任归于单位负责人。在实际工作中,为避免可能发生的风险,单位负责人往往倾向于不对到期的会计档案进行销毁,致使单位保存了大量远远超过最低保管期限、已失去保存价值且符合销毁条件的会计档案,占据了大量的档案储存空间,造成了一定的资源浪费。因此,新《会计档案管理办法》增加了会计档案依据鉴定结果予以销毁的相关规定。 2016-10-20 15:35:54
  • 贺女士
  • 已经税务机关清理注销的发票,可以销毁吗? 2016-10-20 15:26:56
  • 徐逸
  • 有关发票缴销问题请咨询主管税务机关。 2016-10-20 15:39:41
  • 网友34
  • 电子发票如何报销入账及归档? 2016-10-20 15:33:55
  • 徐逸
  • 电子发票归档试点企业的经验简单与大家分享。首先,试点单位通过自身的财务核算系统与税务主管机关认可的电子发票应用客户端对接,获取含有识别受票方单位的唯一代码的加密电子发票,内容涵盖电子发票的关键字段。然后,报销人在单位报账信息系统中提出费用报销申请,通过财务核算系统间接接口交互,报销人可根据“发票代码+发票号码”查询调取电子发票信息,锁定报销所需电子发票,进而向审批人提交报销申请。已锁定的电子发票不能同时被其他报销人引用。经审批人审批通过后流转至会计及出纳进行后续记账、支付处理,接口自动将记账状态反写税务机关的电子发票应用客户端。如报销申请未审批通过,原锁定的电子发票被释放,可重新调用。单位报账流程结束后,标志为已记账的电子发票按照国家电子档案管理相关规定,通过计算机利用网络传输技术将电子发票在线传输并归档保管,同时将其集中起来备份在性能稳定的载体上,并采用异地存放进行灾备。 2016-10-20 15:40:13
  • 网友2577
  • 电子档案管理系统的流程设计和管控重点是什么? 2016-10-20 15:35:10
  • 徐逸
  • 各单位经济业务不同、规模不同,应当根据企业的实际情况设计电子档案管理系统及管控重点。以下为某国有大型企业电子档案管理系统在电子会计档案收集、管理、利用、移交等各环节的设计和系统管控重点,供参考。档案收集环节,管控重点主要在于单项传递、过程控制、多重防伪和结果验证,有效保障数据一致性、真实性和有效性。档案管理环节,采用严格审批流程控制、档案处理过程权限细化、对数据所有操作进行全流程记录,确保会计档案的全生命周期可追溯。档案利用环节,管控重点主要在于权限审核、身份认证、调阅安全、审计跟踪。档案保管环节,档案数据在线存储、离线备份、异地灾备,一式三套。档案移交环节,采用权限和实体双重移交的方式,保证档案管理部门对档案的绝对管理权,财务部门只保留查看权,每年在电子档案管理系统中对归档数据进行随机的电子文件校验。  2016-10-20 15:41:21
  • 网友9474
  • 单位档案部门是不是只要把财务部门交来的会计资料备份盘收起就代表无纸化归案了吗? 2016-10-20 15:45:12
  • 徐逸
  • 不是。单位内部形成的电子会计资料无纸化归档需同时符合新《会计档案管理办法》第八条六项条件。其中第(三)项条件是对电子档案管理系统的要求。由于技术升级进步,电子会计档案可能因其原生系统的升级换代而造成无法被升级后的系统兼容和读取;或者,由于单位信息系统升级改造,需要更换会计核算软件或硬件设备,而新的核算软件或硬件设备也不一定兼容电子会计档案原生成系统和元存储介质。因此,电子会计档案应脱离原生成系统进行归档保存。需要注意的是:第一,系统升级后不再兼容原生成系统的,对原生成系统也应进行归档保存;涉及硬件设备更新换代可能无法继续读取以前生成的电子会计档案的,还应将硬件设备进行保存。第二,因系统运行维护需要而对原生成系统进行的备份,无论是在线的还是离线的,都不是真正意义上的归档保存。会计档案的数量达到一定程度,可检索性就成为与安全性、真实性同等重要的问题。尽管储存方式不同,电子会计档案和纸质会计档案是内在的有机联系的整体。建立电子会计档案与其相关联的其他纸质会计档案的检索关系,是指在电子档案管理系统中调阅电子会计档案可以准确定位对应纸质会计资料的归档存放位置,反之,查阅纸质会计档案时也可以利用关键信息查找电子会计档案的内容,其目的是保证会计档案的线索性和相互关联性。如在实务中,可以使用“年份+电子记账凭证号”或类似编码规则形成标准条形码,粘贴在相关联的纸质原始凭证首页,纸质原始凭证组卷、装盒后,分别编制标准的档号和盒号条形码,在电子档案管理系统中为电子记账凭证与上述条形码建立关联关系,便于电子档案与实体档案之间相互检索。  2016-10-20 15:50:14
  • 网友624
  • 会计资料无纸化归档时,对电子档案防篡改要注意什么? 2016-10-20 15:47:55
  • 徐逸
  • 《会计档案管理办法》第八条第(四)项条件要求建立电子会计档案的防篡改机制。档案的本质属性是原始记录性,传统的纸质会计档案具有信息与载体完整不可分割的特点,并且修改后通常会留下痕迹。电子会计档案可以在不同载体之间转换存储,在此过程中容易被篡改且难以被发现,因此,采用信息安全技术手段来保证它的真实性和完整性显得尤为重要。单位应采用技术和管理相结合的方式,保证电子文件在收集、移交、检测、整理和电子档案保管、利用、迁移、移交等过程中操作的不可抵赖性、数据存储的完整性、用户身份的真实性,并妥善管理在运行过程中使用的密码、密钥等认证数据,保证电子文件和电子档案信息不被非法更改。会计资料无纸化归档时,对电子档案防篡改强调的是全过程防篡改。 2016-10-20 15:53:38
  • 花美鑫
  • 公司注销后,会计档案还需保存多久? 2016-10-20 15:47:59
  • 徐逸
  • 公司终止后,会计档案仍需按新《会计档案管理办法》的保管期限继续保管。 2016-10-20 15:56:54
  • 网友2180
  • 小微企业实行会计资料的无纸化管理,要如何有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响? 2016-10-20 15:51:17
  • 徐逸
  • 《会计档案管理办法》第八条第(五)项条件是要求建立电子会计档案备份制度,这是保证会计资料安全的基本要求。相对于纸质资料,电子资料存在更多的灭失风险因素,易受高温、潮湿、电磁、剧烈震动等影响而失效。在会计资料打印输出的情况下,纸质资料与电子资料实际形成相互备份关系,而一旦不打印了,则对于电子资料的备份要求就应相应增强。电子档案管理系统的备份应当依照《档案信息系统运行维护规范》(DA/T 56)进行。需要指出的是,“有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响”对单位的要求是比较高的。例如,要防止人为破坏,需要建立对会计资料存储设备的物理保护措施,防止无关人员对设备的接触。对于一般规模较小的企业,特别是小微企业而言,这些条件一般是达不到的。小微企业要实行会计资料的无纸化管理,可以选择采用大型会计软件厂商提供的会计软件云服务,以满足上述要求。大型会计软件厂商具有较强的实力和规模优势,一般具备完善的数据库备份体系。另外,具备一定规模的会计代理记账机构也可能具备上述条件。 2016-10-20 15:57:20
  • 网友4310
  • 是不是所有的电子会计资料都可以仅以电子形式保存? 2016-10-20 15:52:47
  • 徐逸
  • 不是。单位内部形成的电子会计资料无纸化归档需同时符合新《会计档案管理办法》第八条六项条件。其中第八条第(六)项条件明确了必须以纸质形式保存的会计档案。新《会计档案管理办法》规定保管期限为永久的会计资料必须以纸质形式归档保存,如年度财务会计报告、会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册,会计档案鉴定意见书等。另外,各单位自行鉴定认为具有重要保存价值的其他会计档案也应以纸面形式保存。 2016-10-20 15:58:34